PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA BALAI BESAR PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

Abstract

Abstrak - Pada instansi pemerintah seperti Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BBPOM) Serang, persediaan merupakan salah satu bagian yang penting untuk menjalankan kegiatan operasional dalam rangka pelayanan terhadap masyarakat. Persediaan merupakan aset dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional misalnya barang habis pakai dan barang tak habis pakai. Sistem informasi perseSdiaan yang ada di pemerintahan khususnya pada BBPOM Serang saat ini belum dilakukan secara optimal. Sistem tersebut belum mampu mengantisipasi kelebihan dan kekurangan barang persediaan yang diperlukan user atau pelanggan internal. Dengan kata lain, pada sistem belum ada inventory control yang dapat melakukan perhitungan berapa jumlah minimum, berapa jumlah maksimum, berapa safety stock untuk setiap barang persediaan. Untuk menjaga keberlangsungan pelayanan terhadap user di BBPOM Serang, diperlukan beberapa jenis barang tertentu dalam jumlah minimum tersedia di gudang, supaya jika sewaktu-waktu ada permintaan user yang bersifat urgent dapat langsung dipenuhi. Tetapi barang yang disimpan dalam persediaan juga jangan terlalu banyak, ada batas maksimumnya, agar biayanya tidak menjadi terlalu mahal. Selain itu, proses permintaan barang di BBPOM Serang menunjukkan adanya kendala yaitu pegawai (user) dalam melakukan permintaan barang tidak dapat mengetahui stok barang terkini secara realtime, sehingga harus menghubungi pengelola persediaan sebelum melakukan permintaan barang. Kendala ini mengakibatkan proses operasional dapat terhambat karena harus menunggu respon dari pihak pengelola persediaan. Untuk mengatasi masalah seperti yang diuraikan di atas, maka perlu dibangun dan dikembangkan suatu sistem informasi persediaan barang di BBPOM Serang. Metode yang dipergunakan untuk mengetahui jumlah maksimum, jumlah minimum dan safety stock suatu barang di gudang adalah metode Min-Max stock level. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan cara studi literatur, observasi atau pengamatan secara langsung dan wawancara sehingga mendapatkan data-data yang akurat. Metodologi yang digunakan untuk perancangan dan pengembangan sistem adalah metode waterfall yang merupakan bagian dari System Development Life Cycle (SDLC). Sedangkan pemodelan proses bisnis menggunakan Data Flow Diagram (DFD) atau Data Alir Diagram (DAD). Aplikasi yang dibangun atau dikembangkan dapat memenuhi kebutuhan akan permintaan barang dengan cepat, di mana setiap pihak terkait dapat mengetahui stok secara realtime. Sistem tersebut juga diharapkan mampu melakukan inventory control dengan baik yaitu perhitungan atau pengendalian mengenai jumlah suatu persediaan dapat dihitung secara otomatis.

Kata Kunci : Aplikasi Persediaan, BBPOM Serang, Instansi Pemerintah, Min-Max Stock Level.